Faceți cunoștință cu:
IndustroCare
Domeniu de activitate:
Mentenanță Industrială
A adoptat smartBIZ Copilot în:
2024
Despre companie
IndustroCare este o firmă de mentenanță a echipamentelor industriale care deservește fabrici și centre logistice din mai multe județe. Activitatea companiei se bazează pe echipe mobile, intervenții rapide în teren și lucrări care nu se încadrează într-un program clasic de birou.
Fondată în 2013 de Andreea Popescu, compania a crescut constant, ajungând să gestioneze zilnic zeci de intervenții, o flotă auto activă, consumuri variabile de materiale și un volum ridicat de documente operaționale și contabile. Odată cu dezvoltarea, complexitatea activității a crescut semnificativ, iar procesele interne au devenit tot mai dificil de controlat în mod coerent.
Faceți cunoștință cu:
IndustroCare
Domeniu de activitate:
Mentenanță Industrială
A adoptat smartBIZ Copilot în:
2024
Provocarea de business
În perioada 2024–2025, contextul fiscal tot mai strict a pus o presiune suplimentară asupra companiilor cu activitate mobilă și consum operațional ridicat.
IndustroCare s-a confruntat cu mai multe provocări simultane:
-
- controale mai stricte asupra deductibilității cheltuielilor, în special pentru combustibil și deplasări;
- cerințe clare privind justificarea clauzei de mobilitate;
- raportări digitale extinse (e-Factura, SAF-T, e-Transport);
- dificultăți în corelarea intervențiilor din teren cu consumurile și documentele contabile.
La nivel operațional, planificarea era realizată în Excel și prin telefon, rapoartele erau completate manual, iar documentele justificative erau gestionate fragmentat. Orele suplimentare și timpii de deplasare nu erau corelate clar cu munca efectivă, iar managementul nu avea vizibilitate în timp real asupra costurilor per intervenție.
Riscul fiscal era real, iar controlul operațional devenea tot mai dificil pe măsură ce volumul de activitate creștea.
„Astăzi știm că suntem acoperiți. Avem documente, trasee, rapoarte și justificări. Nu mai lucrăm cu emoții.” — Andreea Popescu
Soluția propusă
Implementarea smartBIZ Copilot, împreună cu modulele Time Tracker și Mobility Tracker, a transformat modul de lucru al companiei, aducând control operațional și conformare fiscală reală.
Planificarea intervențiilor a fost centralizată într-un singur sistem, iar evidența timpului de lucru a devenit automatizată și măsurabilă în timp real. Time Tracker permite înregistrarea clară a manoperei pentru fiecare intervenție, oferind o imagine exactă asupra productivității și costurilor.
Mobility Tracker documentează deplasările echipelor, generând justificările necesare pentru clauza de mobilitate și pentru deductibilitatea cheltuielilor asociate. Traseele, timpii și intervențiile sunt corelate într-un sistem unitar, pregătit pentru cerințele fiscale actuale.
Datele operaționale, consumurile și documentele sunt acum integrate, iar raportarea este automatizată, reducând riscul de erori și eliminând procesele manuale repetitive.
Servicii digitale smartBIZ folosite
APPs Vânzări
Facturare RO
APPs Resurse Umane
Dosar Angajat
Dosar digital documentație relație contractuală angajat.
Time Tracker
Planificare, Înregistrare si Evidență consum manoperă.
Mobility Tracker
Documentare justificativă – Control riscuri fiscale clauză de mobilitate.
Beneficii cheie și rentabilitatea investiției
După implementare, impactul a fost vizibil atât operațional, cât și fiscal:
-
- timpul alocat planificării a scăzut cu aproximativ 40%;
- costurile administrative au fost reduse cu 20–25%;
- deductibilitatea cheltuielilor este acum documentată clar și susținută cu justificări complete;
- riscul fiscal a fost redus semnificativ;
- managementul are vizibilitate asupra costurilor per intervenție și asupra productivității echipelor.
Compania a obținut transparență totală asupra activității din teren și o corelare reală între intervenții, consumuri și documente contabile. Procesele repetitive au fost automatizate, iar deciziile pot fi luate pe baza unor date concrete, nu pe estimări.
Suport dedicat și fiabilitate pe termen lung
Pe lângă implementarea tehnică, echipa a beneficiat de consultanță pentru maparea proceselor operaționale și fiscale, astfel încât sistemul să reflecte real modul de lucru din teren.
Configurarea modulelor a fost realizată ținând cont de specificul activității mobile, de cerințele privind clauza de mobilitate și de necesitatea corelării dintre intervenții, consumuri și documente contabile.
Rezultatul a fost un sistem stabil, adaptat realității companiei, care susține atât activitatea zilnică, cât și pregătirea pentru controale sau audituri.
Perspective de viitor
IndustroCare își propune să extindă utilizarea automatizărilor și să aprofundeze analiza datelor generate de sistem.
Planurile includ optimizarea suplimentară a costurilor per intervenție, dezvoltarea unor rapoarte manageriale mai detaliate și integrarea completă a fluxurilor operaționale cu raportările fiscale digitale.
Compania își consolidează astfel poziția într-un mediu economic tot mai reglementat, cu un control operațional solid și o conformare fiscală susținută prin date reale și documentație completă.